Informacja o przetwarzaniu danych osobowych akcjonariuszy

I. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest NDN Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie (adres: ul. Tytusa Chałubińskiego 9 lok. 2, 02-004 Warszawa), wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000242935, NIP: 6762298716, REGON: 120074847 (dalej: „Spółka” lub „Administrator”).

Z Administratorem można się kontaktować:

korespondencyjnie: ul. Tytusa Chałubińskiego 9 lok. 2, 02-004 Warszawa;
za pośrednictwem poczty elektronicznej: szymonolszewski-denuo@kancelaria.pl.

II. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

Prowadzenie rejestru akcjonariuszy i realizacja obowiązków wynikających z Kodeksu spółek handlowych – w szczególności prowadzenie rejestru akcjonariuszy (art. 328¹ KSH), organizacja i obsługa walnych zgromadzeń, wypłata dywidend, realizacja prawa głosu, realizacja obowiązków informacyjnych wobec akcjonariuszy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze) w związku z przepisami ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych.

Wykonywanie postanowień statutu Spółki oraz uchwał walnego zgromadzenia – w tym realizacja praw i obowiązków korporacyjnych akcjonariuszy, obsługa prawa poboru, umarzanie akcji, podwyższanie i obniżanie kapitału zakładowego.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (obowiązek prawny) oraz art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (wykonanie umowy/stosunku korporacyjnego).

Realizacja obowiązków podatkowych i rachunkowych – w szczególności w zakresie podatku od dywidend (podatek u źródła), sporządzania deklaracji podatkowych (PIT-8AR, IFT-2R), prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z przepisami ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.

Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami – związanymi ze stosunkiem korporacyjnym, w tym roszczeniami dotyczącymi ważności uchwał, odpowiedzialnością członków organów, roszczeniami odszkodowawczymi.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw).

Komunikacja z akcjonariuszami – korespondencja dotycząca spraw korporacyjnych, zawiadomienia o walnych zgromadzeniach, przekazywanie informacji wymaganych prawem.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (obowiązek prawny) oraz art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

III. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych akcjonariuszy:

imię (imiona) i nazwisko;
adres zamieszkania lub adres do doręczeń;
numer PESEL lub data urodzenia (w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL);
seria i numer dokumentu tożsamości (dowód osobisty, paszport);
adres poczty elektronicznej i numer telefonu (jeśli zostały podane);
dane dotyczące posiadanych akcji: liczba, seria, numery, rodzaj, wartość nominalna;
numer rachunku bankowego (w celu wypłaty dywidendy);
dane dotyczące obywatelstwa i rezydencji podatkowej;
NIP (jeśli dotyczy);
informacje dotyczące pełnomocnictw udzielonych przez akcjonariusza;
dane dotyczące uczestnictwa w walnych zgromadzeniach i wykonywania prawa głosu.

IV. Źródło pochodzenia danych

Dane osobowe pozyskiwane są bezpośrednio od akcjonariuszy (w szczególności przy obejmowaniu lub nabywaniu akcji, rejestracji w rejestrze akcjonariuszy, udzielaniu pełnomocnictw), a także od podmiotów prowadzących rejestr akcjonariuszy, notariuszy, domów maklerskich, pełnomocników akcjonariuszy oraz z publicznie dostępnych rejestrów.

V. Odbiorcy danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

podmiotowi prowadzącemu rejestr akcjonariuszy na zlecenie Spółki;
sądom powszechnym i organom administracji publicznej;
organom podatkowym (Naczelnik Urzędu Skarbowego);
notariuszom (w związku z protokołowaniem walnych zgromadzeń);
kancelariom prawnym i doradcom świadczącym usługi na rzecz Spółki;
podmiotom świadczącym usługi rachunkowe, księgowe i audytorskie;
podmiotom świadczącym usługi IT i hostingowe;
operatorom pocztowym i kurierskim.

VI. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez następujące okresy:

Dane w rejestrze akcjonariuszy – przez cały okres posiadania statusu akcjonariusza, a po jego ustaniu przez okres wymagany przepisami KSH (rejestr akcjonariuszy jest prowadzony przez cały okres istnienia Spółki, a po jej rozwiązaniu – przez okres 5 lat od wykreślenia z KRS);
Dane podatkowe i rachunkowe – przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej i ustawy o rachunkowości;
Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń (co do zasady 6 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe – 3 lata) lub do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu.

VII. Prawa osoby, której dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące prawa:

Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – prawo do uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe Pani/Pana dotyczące, a jeżeli ma to miejsce – prawo do uzyskania dostępu do tych danych oraz informacji wskazanych w art. 15 ust. 1 RODO, w tym prawo do uzyskania kopii danych.
Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) – prawo żądania niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych osobowych oraz uzupełnienia niekompletnych danych.
Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) – prawo żądania usunięcia danych osobowych, o ile zachodzi jedna z okoliczności wskazanych w art. 17 ust. 1 RODO i nie zachodzą wyłączenia z art. 17 ust. 3 RODO (w szczególności Administrator może odmówić usunięcia danych, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego).
Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – prawo żądania ograniczenia przetwarzania w przypadkach wskazanych w art. 18 ust. 1 RODO, np. gdy kwestionowana jest prawidłowość danych.
Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany.
Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) – prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes), z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją. Administrator zaprzestanie przetwarzania, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec interesów osoby, której dane dotyczą.
Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl), jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

VIII. Obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym wynikającym z przepisów Kodeksu spółek handlowych (w szczególności w zakresie danych niezbędnych do wpisu w rejestrze akcjonariuszy) oraz przepisów prawa podatkowego. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości wpisu do rejestru akcjonariuszy, a tym samym brak możliwości wykonywania praw z akcji (w tym prawa głosu i prawa do dywidendy).

IX. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie stosuje profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

X. Przekazywanie danych do państw trzecich

Administrator nie planuje przekazywania danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych. W przypadku gdyby takie przekazanie okazało się konieczne, nastąpi ono wyłącznie z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony danych zgodnie z rozdziałem V RODO.